19. August 2024 | Von Leona Dierkhüse
Von der Anfrage zum Pitch: So entscheidet insglück
Wie insglück die Auswahl neuer Projekte trifft und welche Faktoren entscheidend sind.
Wie insglück die Auswahl neuer Projekte trifft und welche Faktoren entscheidend sind.
Nachdem ich in den letzten beiden Blogs über meine On-Site-Erfahrungen berichtet habe, dachte ich, es wäre interessant zu erfahren, wie insglück für solche Projekte beauftragt wird. Fragen Kunden insglück direkt an? Wie entscheidet insglück, welche Projekte angenommen werden? Wie kommt es zu einem Auftrag? Wer meinen zweiten Bericht über insglück gelesen hat, kennt vielleicht schon meinen Kollegen Lars Gronwald. Ich habe mich noch einmal mit ihm zu diesem Thema unterhalten und coole Insights bekommen. Kurz zur Erinnerung: Lars ist als Business Development Senior Manager tätig und unter anderem für die Kaltakquise von Neukund:innen, sowie die Bearbeitung neuer Anfragen verantwortlich.
In der Regel landen alle neuen Projektanfragen, die bei insglück eingehen, zunächst bei Lars. Hier wird als erstes geprüft, ob es sich um eine Direktvergabe handelt und der Kunde insglück beauftragen möchte oder ob jemand mehrere Agenturen sucht, um diese in einem Pitch gegeneinander antreten zu lassen. Wenn insglück für die Teilnahme an einem Pitch angefragt wird, handelt sich in den meisten Fällen um eine geschlossene Ausschreibung. Das heißt, dass nur vorher ausgewählte Agenturen die Möglichkeit haben, sich an dem Pitch zu beteiligen. Darüber hinaus gibt es Ausschreibungen, die auf sogenannten Ausschreibungsportalen veröffentlicht werden und damit für alle einzusehen sind. Öffentliche Auftraggeber sind beispielsweise ab einer bestimmten Budgetgröße dazu verpflichtet, ihr Projekt öffentlich zugänglich auszuschreiben und mehrere Angebote einzuholen. Die Direktvergabe hingegen findet oft dann statt, wenn es sich um einen Bestandskunden handelt, mit dem insglück einen Rahmenvertrag über mehrere Jahre abgeschlossen hat.
Doch bevor ich erkläre, wie insglück ein Projekt auswählt, möchte ich kurz erläutern, was ein Pitch überhaupt ist. Ein Pitch ist die Vorstellung einer Idee für das vom Kunden gewünschte Format im Rahmen eines Wettbewerbs. Dazu gehört in der Regel z.B. ein Konzept inkl. Location und eine Kostenkalkulation für u.a. Catering, Personal, Setbau, Technik und das Agenturhonorar. Je nach Bearbeitungszeit ist die Ausarbeitung und der Umfang des Pitchs sehr individuell. Dies hängt auch von den Vorstellungen des Kunden ab.
Vor Teilnahme an einem Pitch, werden zunächst die Grundvoraussetzungen geprüft. „Es ist immer eine Chancen-Risiko-Abwägung”, sagt Lars. Dazu gehört: Wie viele Agenturen nehmen an dem Pitch teil, wie hoch ist das Budget, wie viel Zeit hat man bis zur Abgabe, wie hoch ist die Investition, um die Pitchaufgabe zu bearbeiten, gibt es für die Teilnahme am Pitch ein Honorar und was bleibt nach der Umsetzung des Projektes mutmaßlich als Ertrag für die Agentur übrig? Je mehr Agenturen zum Beispiel an einem Pitch teilnehmen, desto geringer ist die Gewinnchance. Bei drei Agenturen liegt sie bei 33,33%, bei fünf nur noch bei 20%. Die Gewinnchancen hängen aber nicht nur davon ab. Lars erklärt mir, dass es auch wichtig ist, ob es einen Etathalter gibt, der ebenfalls an dem Wettbewerb teilnimmt. Also eine Agentur im Pitchprozess, die dieses Projekt in der Vergangenheit schon mehrfach umgesetzt hat und somit einen bestehenden Kundenkontakt und Wissensvorsprung hat. Der Kundenkontakt ist auch ein Faktor für insglück. Hier stellt sich die Frage: Haben wir schon einmal mit dem Kunden zusammengearbeitet und vor allem haben wir dieses Format schon einmal umgesetzt?
Ein Pitch-Prozess kostet die Agenturen zunächst immer Geld, da die Bearbeitung Arbeitszeit kostet und Kräfte bindet. Deshalb ist es für insglück wichtig, diese Fragen zu beantworten und damit die Chancen abzuwägen. Die Chance zu Gewinnen spielt so eine große Rolle, weil die Agentur an der Teilnahme eines Pitches erstmal nur Geld ausgibt aber keins einnimmt. Nur der „Gewinner“ verdient dann letztendlich an der tatsächlichen Umsetzung des Projektes.
Die oben genannten Faktoren sind externe Fragen, die im Hinblick auf die Teilnahme an einem Pitch betrachtet werden. Darüber hinaus spielt natürlich auch eine Rolle, wie groß das Potential des Kunden für weitere interessante Projekte und Formate ist und welche strategische Bedeutung der Gewinn des Projektes beigemessen wird.
Aus interner Sicht muss auch geprüft werden, ob insglück das Projekt mit Manpower besetzen kann. Dazu wird kalkuliert, welche Fähigkeiten in welchem Umfang für die Bearbeitung des Pitches benötigt werden. Danach findet eine Abstimmung mit dem Head of Operations und den Director Offices statt. „Dann wird geschaut, wer Zeit hat und wer für das Projekt geeignet ist“, sagt Lars. Andere Faktoren bestehen in der Wirtschaftlichkeit des Projekts im Vergleich zu anderen und in bestehenden Kundenbeziehungen, die z.B. durch ein vertraglich geregeltes Wettbewerbsverbot gegen ein Engagement in dem Projekt sprechen. Wenn alle Voraussetzungen stimmen, beginnt der Pitch-Prozess.
