Erfahrt von meiner Arbeit auf der OMR 2024 und wie ich das Event aus einer ganz neuen Perspektive erlebte.
Hi zusammen! Wie letztes Mal anteasert, möchte ich heute über meine On-Site-Erfahrungen berichten. Bevor ich ins Detail gehe, hier ein paar Eckdaten, um den zeitlichen Rahmen der Projekte zu verdeutlichen. Beide Projekte fanden im Mai kurz nacheinander statt. Zuerst war ich fünf Tage auf der OMR in Hamburg und anschließend für sieben Tage auf einem Kick-Off Event in Düsseldorf. Da ich auf beide Events näher eingehen möchte, splitte ich diesen Blogeintrag in zwei Teile. Ihr befindet euch gerade im ersten Teil, bei dem es um die OMR geht.
Die On-Site-Umsetzung teilt sich in drei bis vier Phasen auf. Dazu gehören immer Aufbau-, Veranstaltungs-, und Abbauphase. Die vierte Phase ist die Probephase. Die gab es auf der OMR nicht, aber zum Beispiel bei dem Kick-Off-Event in Düsseldorf. In der Probephase probt man in der Regel das Programm auf der Bühne und testet Licht- und Bühnenbild. Da die OMR eine Messe ist, bestand das Projekt in diesem Fall aus fünf Aufbautagen, zwei Veranstaltungstagen und einem Abbautag. An dem dritten Aufbautag war ich zum ersten Mal vor Ort. Als Teil der Premium-Aussteller hatte unser Kunde neben dem Messestand auch Side Events und Masterclasses. Mein Einsatzbereich war auf dem Messestand.
An meinem ersten Tag auf dem Messestand haben wir noch viele letzte Besorgungen gemacht. In den nächsten Tagen ging es dann darum Möbel, Pflanzen und Dekoration zu platzieren, Host:essen zu briefen und das Produktionsbüro einzurichten. Das Produktionsbüro ist der Ort, wo die gesamte Planung und Koordination des Events, einschließlich Zeitpläne, Aufgabenverteilung und Kommunikation mit den verschiedenen Teams und Dienstleistern stattfindet. Außerdem lagern wir dort alles Notwendige an Ausrüstung, Eventequipment, Ablaufpläne, Grundrisse usw.
Als der letzte Aufbautag geschafft war, wurden der Stand von unserem Kunden abgenommen und nochmal letzte Kontrollen gemacht. Steht alles an seinem Platz? Weiß jeder, was er morgen zu tun hat? Muss noch etwas gemacht werden? Grundsätzlich hat sich das Team an jedem Abend nochmal zu einem Day-Out zusammengesetzt, wo wir den Tag Revue passieren lassen und besprechen, was am nächsten Tag ansteht.
Die Veranstaltungstage waren super spannend. Man sieht zum ersten Mal, das zum Leben erwecken, was man Monate im Vorfeld geplant hat. Unser Stand hatte begrenzten Eintritt und konnte nur mit einem von uns vergebenen Lanyard betreten werden. Die Standfläche bestand aus verschiedenen Meetingtischen, die von dem Mitarbeiter:innen des Kunden reserviert werden konnten. An den zwei Coffee Bars auf unserem Stand gab es Kaffee und verschiedene Erfrischungsgetränke. Ich habe an diesen Tagen die Standfläche aufgeräumt, Snacks und Getränke aufgefüllt und ansonsten dort unterstützt, wo ich konnte. Die Kommunikation des Teams fand über das Handy statt. Bei kurzfristigen Aufgaben war es wichtig, dass alle Teammitglieder erreichbar waren, um schnell reagieren zu können. Auch wenn die Tage teilweise sehr lang waren, vergingen sie wie im Flug.
Nachdem wir den Stand am letzten Veranstaltungstag geschlossen haben, kam nochmal das ganze Team zusammen. Da wir von der OMR selbst nicht viel gesehen hatten, sind wir gemeinsam los und haben den Rest des Abends bei einem Bier ausklingen lassen.
Bei dem Abbautag war ich dann nicht mehr vor Ort. Ich konnte noch einen Tag Pause machen, bevor ich zum nächsten Event nach Düsseldorf gefahren bin. Wie es dort weiterging, erzähle ich im zweiten Teil! Bis dahin – Ciao!