Praktische Erfahrungen und wertvolle Learnings aus meiner Zeit beim Kick-Off-Event in Düsseldorf – ein persönlicher Erfahrungsbericht.
Hello and welcome back zum zweiten Teil meiner On-Site-Erfahrungen. Dieses Mal geht es um das Kick-Off Event in Düsseldorf. Im ersten Teil habe ich ja schon erwähnt, dass ich am Abbautag der OMR nicht mehr vor Ort war. Der Grund dafür war, dass die Arbeitstage auf Produktionen länger sind als ein typischer Tag im Büro. Es gibt viel zu tun und man arbeitet oft 10 Stunden und mehr. Deshalb hatte ich noch einen Tag Zeit, um mich etwas auszuruhen und meinen Koffer zu packen. Denn am nächsten Tag ging es wieder früh los.
Um 7:30 Uhr fuhr ich mit dem ICE zum Düsseldorfer Hauptbahnhof. Zum Glück war die Deutsche Bahn diesmal pünktlich und ich kam gegen 11:30 Uhr an. Von dort aus bin ich mit der U-Bahn direkt zur Location gefahren. Dort war das Team bereits in der Aufbauphase. Insgesamt gab es drei Aufbautage, einen Probentag, drei Veranstaltungstage und einen Abbautag. Während der Aufbautage musste ich noch viele Besorgungen machen. Insglück hatte für diese Veranstaltung einen schwarzen Mercedes Bulli gemietet, mit dem ich durch ganz Düsseldorf gefahren bin. Neben letzten Einkäufen habe ich Bestellungen abgeholt und Umschläge in den 8 Hotels der Gäste hinterlassen. Diese Umschläge waren für die Shuttle-Fahrer, die später die Gäste von den Hotels zur Location brachten.
Die Veranstaltungstage waren für mich dann eine ganz andere Erfahrung und nicht vergleichbar mit der OMR. Unsere Location bestand aus zwei Hallen, die nochmal getrennt zwischen Plenum und Networking-Bereich waren. Je nach Veranstaltungstag kamen unterschiedliche Abteilungen des Kunden, die dann getrennt in den Hallen ihre Plenen hatten. Zum Networken wurden die Hallen untereinander geöffnet, sodass die Gäste auch die Hallen wechseln konnten. An diesen Tagen war das ganze Team per Funkgerät miteinander verbunden, sodass keine Absprachen per Handy notwendig waren. Dabei waren auf den Kanälen unterschiedliche Dienstleister. Unser Team zusammen mit dem Kunden war zum Beispiel auf Kanal sieben erreichbar, die Technik Dienstleister auf Kanal sechs usw.
Wenn ich spontan unterstützen sollte, wurde ich angefunkt und bin dann eingesprungen. Hauptsächlich war ich aber die zweite Hand von einer Kollegin des Teams und habe ihr bei der Abnahme vom Catering geholfen, die Wegleitung in der Location gemacht und den Backstage Bereich der Speaker und Artisten aufgeräumt. Wie auch bei der OMR gab es an jedem Tag ein Day-In und ein Day-Out. Diese Meetings waren fest in unserem Ablaufplänen integriert und fanden immer im Produktionsbüro statt. Dabei kam nicht nur unser Team zusammen, sondern auch der Kunde und jeweils ein Head of der Dienstleister. In diesen Meetings gab es Feedback ans Team, anstehende To Do’s wurden vergeben und der Ablauf des Tages besprochen.
Obwohl ich als Teil des Teams eher hinter den Kulissen gearbeitet habe, konnte ich einige Programmpunkte im Plenum live miterleben und sehen, was das Team in den letzten Monaten auf die Beine gestellt hat. Am letzten Tag der Veranstaltung hatte ich auch die Möglichkeit, eine Show von der Regie aus zu verfolgen. Bei jeder Bühnenshow gibt es wie im Fernsehen eine Regie, die für die Koordination und Umsetzung aller technischen Aspekte der Show verantwortlich ist. Für jedes Gewerk wie Ton, Licht, Kamera und Bühnenbild gibt es einen Verantwortlichen, der den Anweisungen des Regisseurs folgt. Das Team war über eine Intercom verbunden, das einfach erklärt, wie Telefonieren über ein Headset ist. Ich selbst hatte auch so ein Headset auf und konnte den Anweisungen des Regisseurs folgen. Dieser timte und koordinierte die Bühnenshow und gab Anweisungen an die jeweiligen Operator.
Für mich war das eine super spannende Erfahrung, an die ich mich noch lange erinnern werde. Trotzdem war ich sehr froh, als der letzte Veranstaltungstag vorbei war, denn was ich gelernt habe, ist, dass Produktionen viel anstrengender sind, als ich dachte. Am nächsten Morgen hat das Team aus dem Hotel ausgecheckt, wir sind noch einmal gemeinsam zur Location gefahren und haben beim Abbau geholfen. Dann ging es für die meisten nach Hause. Ich bin übers Wochenende in Düsseldorf geblieben und habe eine Freundin besucht.
