Die letzten Tage vor der Football Experience

Nachdem Bitburger Pokalfinale lag mein voller Fokus auf den letzten Vorbereitungen rund um die Football Experience. Dabei ging es vor allem darum, alle Anspruchsgruppen auf den neuesten Stand zu bringen und mit allen wichtigen Informationen bezüglich Anreisemöglichkeiten, Gegebenheiten vor Ort, Verpflegung sowie Dusch- und Umkleidemöglichkeiten auszustatten.

Dazu erstellte ich für jede Anspruchsgruppe individuell ein Informationsblatt mit allen relevanten Informationen bezüglich deren Aufenthalt in der Football Experience und versendete diese im Anschluss. Außerdem versendete ich an alle angemeldeten Mannschaften für die Turniere des Fußball-Verbandes Mittelrhein den aktuellen Spielplan sowie die Meldeliste, damit auch Diese auf dem aktuellen Stand sind. Ich beantwortete Rückfragen bezüglich der Turniere und hatte viel Kontakt mit den einzelnen Mannschaften.

Diese Tage waren im Allgemeinen sehr hektisch. So brachte und holte ich die Helferkleidung zu unserer Druckerei, damit dieser die Kleidung mit dem Kooperationslogo sowie dem Schriftzug „Fußball ist Leidenschaft“ bedrucken konnte. Gerade in der letzten Woche vor dem Beginn der Football Experience kamen noch viele Aufgaben spontan rein. So kümmerte ich mich um die Helfer*inneneinteilung für die Aktionsfläche des FVM. Des Weiteren ergaben sich bei dem Anblick des Programms noch Lücken in der Platznutzung so, dass ich eine Forms-Umfrage erstellte über welche sich Vereine, Schulen, Firmen oder Hobbymannschaften anmelden konnten und an einem bestimmten Tag in einem Zeitraum von circa zwei Stunden entweder ein Naturrasenspielfeld oder den Soccer Court nutzen konnten.

Im Anschluss an die Veröffentlichung dieser Umfrage sowie der Versendung über das ePostfach des FVM, kümmerte ich mich um das Einladungsmanagement. Dazu erstellte ich eine Teilnahmebestätigung, wo ebenfalls alle relevanten Informationen bezüglich Anreise, Verpflegung etc. enthalten waren. Nach jeder Anmeldung einer Mannschaft, wies ich dieser einen Platz zu, trug die Nutzung in unserem Programm ein und verschickte daran anschließend die angepasste Teilnahmebestätigung an die angemeldete Mannschaft. Teilweise informierte ich die Mannschaften darüber, dass der angegebene Zeitraum bereits belegt ist und schlug diesen Alternativen vor. Hierrüber kamen noch ungefähr 20 Anmeldungen für die Platznutzung rein, sodass wir das Programm noch kurzfristig füllen konnten.

Am Dienstag, den 11. Juni nahm ich an einer Ortsbesichtigung teil. Da bereits seit dem Montag aufgebaut wurde, stand bereits der Soccer Court sowie unser Informationszelt. Ich erhielt des Weiteren einen Einblick in den Tanzbrunnen, die Naturrasenspielfelder im Rheinpark sowie unser Büro im Volunteer Hub und die Verpflegungsmöglichkeiten für die Mannschaften. Auch wenn noch nicht alle Aufbauten abgeschlossen waren, erhielt ich einen guten Einblick, wie die Gegebenheiten vor Ort in echt aussehen. Die letzten zwei Tage vor dem Beginn kümmerte ich mich außerdem um das zusammensuchen aller nötigen Materialien, wie Bälle, Hütchen, Leibchen, Give Aways usw., welche wir im Anschluss nach Deutz transportierten. Dort richteten wir unser Büro sowie unseren Informationsstand ein, bevor am Freitag, den 14. Juni endlich die Football Experience begann.